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Business Operations Specialist

Heidelberg
Vollzeit
Festanstellung

Deine Mission bei uns

Zur Unterstützung unseres wachsenden Teams suchen wir eine:n Business Operations Specialist. In dieser Rolle unterstützen Sie den Head of Operations sowie das Führungsteam dabei, strukturierte Umsetzung, operative Exzellenz und interne Koordination im gesamten Unternehmen voranzutreiben. Sie tragen dazu bei, die internen operativen Strukturen, Prozesse und Systeme aufzubauen und weiterzuentwickeln, die eine effiziente Zusammenarbeit und hohe Leistungsfähigkeit in einem hochmodernen Unternehmen im Bereich AI-Infrastruktur ermöglichen.

  • Unterstützung des Head of Operations und des Führungsteams bei der strukturierten Umsetzung von Projekten und Initiativen im gesamten Unternehmen.

  • Verantwortung für die Einführung, Administration und kontinuierliche Verbesserung interner Software-Tools, einschließlich CRM- und anderer SaaS-Plattformen, sowie Verwaltung von Systemberechtigungen und Zugriffsgruppen in Zusammenarbeit mit dem Head of Operations.

  • Erstellung und Strukturierung interner Präsentationen sowie Sicherstellung, dass PowerPoint-Vorlagen und Markenmaterialien klar, konsistent und aktuell bleiben.

  • Mitwirkung bei der Entwicklung und Verbesserung skalierbarer operativer Prozesse.

  • Unterstützung bei operativer Koordination, Dokumentation und internen Abläufen, um einen reibungslosen täglichen Betrieb sicherzustellen.

Zielorientierung

  • Mindestens 2 Jahre Erfahrung in Operations, Projektkoordination oder einer vergleichbaren Rolle

  • Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Senior Leadership

  • Strukturierte, proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise

  • Sicherer Umgang mit Microsoft Office und SaaS-Tools (z. B. HubSpot, Jira oder vergleichbare Plattformen)

  • Englisch auf professionellem Niveau für die Zusammenarbeit mit unserem internationalen Team

Nice-to-have

  • Deutsch auf professionellem Niveau sowie Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Dienstleistern und Stakeholdern im deutschen Geschäftsumfeld

  • Erfahrung in einem Startup oder einem anderen schnelllebigen, wachstumsstarken Umfeld

  • Erfahrung in der Zusammenarbeit mit internationalen und verteilten Teams

  • Erfahrung im Umgang mit und der Optimierung von CRM-Systemen (z. B. HubSpot), einschließlich Konfiguration, Analyse sowie der Nutzung von Daten zur Verbesserung von Prozessen und Entscheidungsfindung, sowie Unterstützung angrenzender IT- oder Sicherheitsprozesse

  • Erfahrung bzw. Berührungspunkte mit Compliance- und systembezogenen Themen wie SOC 2, Zugriffsmanagement, Endpoint-Sicherheit und Verwaltung von SaaS-Tools (z. B. Berechtigungen, Gruppenstrukturen, Automatisierung)

Dies ist eine hybride Position mit Standort in oder in der Nähe von Heidelberg, die regelmäßige Zusammenarbeit vor Ort mit flexibler Remote-Arbeit kombiniert.

Warum diese Rolle spannend ist

  • Baue etwas Großes auf: Hilf dabei, ein schnell wachsendes AI-Infrastructure-Startup aufzubauen und zu skalieren

  • Vergütung & Benefits: Wettbewerbsfähige Vergütung mit leistungsabhängigem Incentive, subsidiertes Deutschlandticket und Zugang zu einem Vorteilsportal

  • Arbeite auf deine Weise: Flexible Arbeitszeiten mit Hybrid- und remote-freundlichen* Optionen

  • Schnelle Entscheidungen, kein unnötiger Aufwand: Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege sorgen dafür, dass Ideen schnell umgesetzt werden

  • Globales Team: Arbeite mit einem vielfältigen, internationalen Team in Deutschland und den USA

  • Moderner Hauptsitz: Gut ausgestattetes Büro nahe dem Heidelberger Hauptbahnhof, nutzbar im Hybridmodell oder als Treffpunkt bei unseren vierteljährlichen Team-Workshops

  • Top-Ausstattung: Wähle deine hochwertige Hardware und Arbeitsausstattung selbst

  • Relocation-Support: Wir unterstützen dich dabei, deinen Umzug zu uns so reibungslos wie möglich zu gestalten

Über uns

Turbalance GmbH ist ein aufstrebendes, innovatives Startup, welches KI neu denkt. Wir sind ein Team von leidenschaftlichen Problemlösern, die an das glauben, was wir aufbauen. Wir verschieben ständig Grenzen und umarmen unsere "inneren Nerds", während wir neue Wege finden, um komplexe Herausforderungen zu meistern. Bei uns erwartet dich ein dynamisches Arbeitsumfeld, flache/keine Hierarchien und die Chance, von Anfang an Verantwortung zu übernehmen. 

Turbalance setzt sich für ein respektvolles, sicheres und inklusives Arbeitsumfeld ein. Vielfalt bedeutet für uns, ein Umfeld zu schaffen, in dem individuelle Unterschiede anerkannt, wertgeschätzt und respektiert werden – damit jede und jeder die eigenen Talente und Stärken bestmöglich einbringen kann.

Dieses Selbstverständnis beginnt bereits im Bewerbungsprozess. Sollten Sie Unterstützung oder individuelle Anpassungen im Rahmen Ihrer Bewerbung oder Ihres Interviews benötigen, lassen Sie es uns bitte wissen – wir helfen Ihnen gerne weiter.