Executive Assistant

Zur Unterstützung unseres wachsenden Teams suchen wir eine:n erfahrene:n Executive Assistant, der/die eng mit unserem in Heidelberg ansässigen Gründer zusammenarbeitet. In dieser Rolle übernimmst du eine hands-on, eigenverantwortliche Funktion und unterstützt das Leadership dabei, sich in einem dynamischen, schnell wachsenden Umfeld erfolgreich zu bewegen.

Dazu gehört der Aufbau von Strukturen, Prozessen und einer Arbeitsweise, die hohe Leistungsfähigkeit in einem führenden AI-Infrastrukturunternehmen ermöglichen.

• Du erkennst Bedürfnisse frühzeitig, identifizierst Risiken und löst Probleme, bevor sie eskalieren
• Du handelst mit starkem Urteilsvermögen und weißt, wann du eigenständig entscheidest und wann Abstimmung erforderlich ist
• Du erkennst Ineffizienzen im Tagesgeschäft und verbesserst proaktiv Abläufe
• Du übernimmst die Verantwortung für Kalender-, Reise- und Terminmanagement in Deutschland
• Du fungierst als zentrale Schnittstelle zwischen Teams (z. B. Engineering, Operations) und sorgst für abgestimmte Prioritäten und reibungslose Umsetzung
• Du bereitest interne Dokumente, Präsentationen und Kommunikation für das Leadership sowie externe Stakeholder strukturiert auf
• Du übernimmst eigenständig ad hoc Projekte mit hoher Priorität und minimaler Anleitung
• Du unterstützt beim Aufbau schlanker Strukturen und Systeme in einem sich schnell entwickelnden Startup-Umfeld

• Ausgeprägte Organisations- und Umsetzungsstärke mit einer klaren „Hands-on“-Mentalität
• Erfahrung in der Unterstützung von Senior Leadership und/oder Gründern in einem schnelllebigen, technisch geprägten Startup-Umfeld (Erfahrung aus Beratung oder VC ebenfalls relevant)
• Hohes Maß an Eigenverantwortung, Zuverlässigkeit und Detailgenauigkeit
• Fähigkeit, mehrere Prioritäten über Teams, Stakeholder und Zeitzonen hinweg zu managen
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch (schriftlich und mündlich)
• Souveräner Umgang mit Unsicherheit sowie die Fähigkeit, Struktur in dynamische Situationen zu bringen
• Hohes Maß an Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Themen
• Erfahrung mit Tools wie Microsoft Office, Confluence, Jira oder vergleichbaren SaaS-Plattformen

• Bevorzugt ist eine Tätigkeit in einem hybriden Arbeitsmodell in der Nähe unseres Standorts in Heidelberg.

• Baue etwas Großes auf: Hilf dabei, ein schnell wachsendes AI-Infrastructure-Startup aufzubauen und zu skalieren

• Vergütung & Benefits: Wettbewerbsfähige Vergütung mit leistungsabhängigem Incentive, subsidiertes Deutschlandticket und Zugang zu einem Vorteilsportal

• Arbeite auf deine Weise: Flexible Arbeitszeiten mit Hybrid- und remote-freundlichen Optionen

• Schnelle Entscheidungen, kein unnötiger Aufwand: Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege sorgen dafür, dass Ideen schnell umgesetzt werden

• Globales Team: Arbeite mit einem vielfältigen, internationalen Team in Deutschland und den USA

• Moderner Hauptsitz: Gut ausgestattetes Büro nahe dem Heidelberger Hauptbahnhof, nutzbar im Hybridmodell oder als Treffpunkt bei unseren vierteljährlichen Team-Workshops

• Top-Ausstattung: Wähle deine hochwertige Hardware und Arbeitsausstattung selbst